Maandagochtend. Met een dampende kop thee schuif ik achter mijn laptop en bekijk ik wat deze week voor me in petto heeft. Mijn gezicht betrekt als ik het aantal vergaderingen zie. Ik hou niet van vergaderen, vaak duurt het me te lang en raak ik afgeleid. Dat moet anders kunnen… Om voortaan het maximale uit mijzelf én een vergadering te halen heb ik 5 tips voor efficiënt vergaderen op een rijtje gezet, misschien heb jij er ook iets aan!
Niets is zo vervelend als dat ik of een collega niet goed voorbereid is. Voor andere collega’s is dit (dure) tijdsverspilling. Voortaan lever ik dus netjes agendapunten aan, bereid ik de vergadering voor en voltooi ik mijn actiepunten. Ook bepaal ik vooraf een vergaderdoel, ik probeer uit elke vergadering iets te halen dat mijn werk ten goede komt.
Het klinkt simpel, toch ontbreekt er vaak een agenda waardoor een vergadering ongestructureerd verloopt. Stel daarom voor de vergadering een agenda op en bepaal per agendapunt een tijdsindeling. De voorzitter kan de tijd bewaken, zo behoud je het overzicht. Oh ja, vergader maximaal een uur, daarna neemt het concentratievermogen af.
Ik zei het hierboven al, ik ben snel afgeleid. Wanneer ik tijdens een vergadering aantekeningen maak in OneNote, sluit ik verder alles af. Geen e-mail en geen chatgesprekken, maar bewust bij de vergadering aanwezig zijn. Zo krijg ik alles wat besproken wordt mee en word ik niet afgeleid door nieuwe e-mails maar kan ik wel aantekeningen maken. Daarnaast is het ook prettig voor collega’s als je daadwerkelijk naar ze luistert en geïnteresseerd bent in hun verhaal.
Ja, je leest het goed. Staand vergaderen. Wanneer je staand vergadert voel je je misschien wat oncomfortabel, maar het is veel effectiever. Je bent korter van stof en de besluitvaardigheid verbetert. Zulke efficiënte vergaderingen leiden weer tot kostenbesparing! Aantekeningen maken wij vaak op de glazen vergaderwand of whiteboard en we werken actief en creatief met post-its in de ruimte.
De ultieme uitvinding vind ik online vergaderingen. Via Skype voor Bedrijven vergader ik wekelijks met partners die aan de andere kant van het land gevestigd zijn. Door online te vergaderen besparen we flink wat reistijd en daardoor ook kosten. Wat handig is, is dat we ook rechtstreeks documenten met elkaar kunnen delen en tegelijkertijd kunnen bewerken.
Zo, op naar vergadering één!
Wil je meer weten over handige tips die je helpen om efficiënter te werken? Lees dan meer over Office 365.
Er zijn nog geen reacties op dit artikel.