- 26 juni 2015

Belangrijke bestanden buiten mijn controle

Blogreeks: Week van Office 365, deel 5

 

Het is handig om altijd en overal bij je bestanden te kunnen. Je gaat morgen thuiswerken en je hebt toch wat bestanden nodig. Je hebt een persoonlijk Dropbox-account waar je regelmatig documenten op zet. Vaak doe je dit zonder na te denken over nadelige consequenties. Je deelt je wachtwoord met een collega, omdat je collega ook graag bij deze documenten komt. Je persoonlijke Dropbox-account wordt nu door meerdere mensen gebruikt en je hebt geen controle over wat er precies met de documenten gebeurt. Je kunt vanuit Dropbox geen uitzondering maken voor wie bij welke documenten kan. Voor werkdocumenten waar alleen jij bij hoort te kunnen, of eventuele privédocumenten die je op je Dropbox hebt staan kun je niet aangeven dat niemand anders die hoort te zien. Je hebt dus eigenlijk een tweede Dropbox-account nodig.

Ingewikkeld

Nu heb je twee Dropbox-accounts en raak je regelmatig in de war. Welke documenten zet ik nu op welk Dropbox-account? Je haalt inloggegevens door elkaar en ziet steeds meer documenten die jij niet in je Dropbox-account hebt geplaatst.

In Office 365 maak je gebruik van OneDrive en TeamSites. Vanuit je OneDrive en TeamSites kun je heel makkelijk een ruimte maken voor alle documenten die je altijd bij je wilt hebben. Je deelt je TeamSite met verschillende mappen in. Per map nodig je collega’s uit die toegang hebben om de documenten te lezen. Wil je dat ze documenten ook kunnen aanpassen, dan geef je dit ook aan.
Ook maak je een map waarin alleen jij kunt werken. Je zet hier de bestanden neer waarin alleen jij hoeft te werken. Je synchroniseert deze map automatisch met al je apparaten, zodat je ze ook altijd offline tot je beschikking hebt.

Zo kun je toch alle bestanden veilig online hebben en raken ze nooit kwijt. Ook heb je zo altijd nog een persoonlijke map en hoef je geen wachtwoorden meer met je collega’s te delen. Je nodigt al je collega’s uit, of ze nu wel of geen Office 365 hebben. Ze kunnen bij je bestanden als jij daar toestemming voor geeft.

Lees ook:

Makkelijker samenwerken in informatie delen? Gebruik social media op kantoor!
Bespaar tijd met efficiëntere samenwerking
Het gemak van e-mail en agenda
‘Even geduld, uw software-update wordt geïnstalleerd…’
Licentie altijd bij de hand
3 redenen om te kiezen voor ‘Skype voor bedrijven’

Samenvatting
Naam artikel
Belangrijke bestanden buiten mijn controle
Beschrijving
In Office 365 maak je gebruik van OneDrive en TeamSites. Vanuit je OneDrive en TeamSites kun je heel makkelijk een ruimte maken voor alle documenten die je altijd bij je wilt hebben.
Auteur
Naam organisatie
Yourhosting
Logo organisatie

Dit artikel delen op social media

Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Reageer op deze post

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *