Floris Jan - 23 juni 2015

Bespaar tijd met efficiëntere samenwerking

Blogreeks: Week van Office 365, deel 2

 

Je hebt het vast weleens voorbij zien komen of je er zelf schuldig aan gemaakt: een bestand met de titel ‘afdelingsplan.def.final2’. Een document is na talloze wijzigingen eindelijk definitief en er komen op de valreep nog twee laatste opmerkingen bij. Dan moet het bestand toch een aangepaste naam krijgen en eindig je met een titel die niet uitblinkt in duidelijkheid. Het is dan ook niet raar dat je dan snel het spoor bijster bent. Tuurlijk, je kunt kijken naar de datum en het tijdstip waarop het document is opgeslagen. Maar handig is anders.

Track changes

Wanneer met een groep collega’s intensief samenwerkt aan een document wordt het zelfs nog ingewikkelder. Heeft iedereen zijn toevoegingen met ‘track changes’ in hetzelfde bestand gezet, of krijg je van iedereen apart input en ben je vervolgens bezig om 5 documenten door te lopen om er een geheel van te maken? In het laatste geval kan ik me helemaal voorstellen dat je er niet vrolijk van wordt.

De twee voorbeelden die ik schets maken het geen feest om samen te werken. Ik heb het zelf ook ervaren met het schrijven van deze blogs. Als ik een tekst schrijf, vind ik het fijn dat een paar collega’s de teksten doorlezen. Een frisse blik levert vaak erg handige tips op. Zo kom je een zin tegen die niet goed loopt, of ontdek je een technisch aspect dat mist. Het kwam dan voor dat uiteindelijk – na wat heen en weer mailen – de naam van het document was veranderd van ‘Office 365 blog.doc’ naar ‘Office 365 blog v1 14-6 aanpassing.doc’. Na een paar dagen staan er zoveel documenten en zoveel versies van dezelfde tekst, dat ik de weg wel kwijt ben.

Dit kan zoveel eenvoudiger. Ik werk sinds enige tijd met Microsoft Office 365. Mijn blogs schrijf ik in ‘OneDrive’ en ik nodig mijn collega’s uit om dat bestand te lezen en eventueel te bewerken met feedback. Als ik het document deel met drie collega’s, kunnen zij tegelijkertijd in het document kijken en aanpassingen maken. Terwijl zij feedback aan het document toevoegen, kan ik op datzelfde moment meelezen en dit verwerken. Omdat iedereen in hetzelfde document werkt krijg je geen vreemde documentnamen meer en blijft het bij één bestand. Daarnaast scheelt het heel wat mails met verschillende versies van teksten in je inbox. Een verlichting die ook bijdraagt aan die ‘zero-inbox policy’ :-). Zo wordt samenwerken naast nuttig ook gewoon leuk en veel efficiënter.

> Meer informatie over Office 365

Lees ook:

Makkelijker samenwerken en informatie delen? Gebruik social media op kantoor!
Het gemak van e-mail en agenda
‘Even geduld, uw software-update wordt geïnstalleerd…’
Belangrijke bestanden buiten mijn controle
Licentie altijd bij de hand
3 redenen om te kiezen voor ‘Skype voor bedrijven’

Dit artikel delen op social media

Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Reageer op deze post

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *