Sharon - 24 mei 2016

Handige tips voor digitale dienstverlening

Maak het jezelf makkelijk!

Digitale dienstverlening: we kunnen eigenlijk niet meer zonder. Bijna alle communicatie verloopt tegenwoordig digitaal. Contact opnemen gaat al snel via e-mail, en met sommige bedrijven kun je tegenwoordig zelfs Whatsappen. Online bespreken we dus van alles met elkaar, ook op zakelijk gebied. Van video-overleg en slim plannen, tot online samenwerken en veilig werken, in dit blog lees je een paar handige tips om het meeste te halen uit de mogelijkheden die de ICT biedt!

1: Deel je agenda met collega’s en klanten

Niets fijner dan snel en efficiënt afspraken maken, zonder datumprikkers of tientallen e-mails. Je digitale (werk)agenda in Outlook kun je daarom openstellen voor collega’s en klanten. Zo maak je in een handomdraai afspraken en weten je relaties precies wanneer ze je kunnen bellen of e-mailen. Bovendien synchroniseert de agenda continu. Hierdoor mist niemand meer een update, ongeacht het apparaat dat ze gebruiken.

2: Werk online samen aan bestanden

Er worden heel wat documenten digitaal verstuurd, bijvoorbeeld naar klanten en collega’s. Daarom is er OneDrive: een online omgeving waarin je samen met je klanten snel en veilig bestanden kunt delen, verzamelen en sorteren. Door vervolgens online samen te werken, weet iedereen zeker dat ze altijd met de laatste versie van ieder document werken. Zo ontstaat er één waarheid in de complexe stroom van informatie. Bovendien bespaar je veel tijd, omdat je veel minder e-mails hoeft te schrijven en te lezen. Da’s wel zo makkelijk!

3: Flexibel en efficiënt overleggen

Is het wel altijd nodig dat je fysiek bij elkaar komt voor een overleg? Vaak is elkaar zien en horen al voldoende voor een goed overleg. Dit kan bijvoorbeeld via Skype, een dienst waarmee je ook bestanden kunt delen. Bovendien werkt het op vrijwel elk apparaat: met je tablet in de trein, achter een desktop in het buitenland of met je smartphone op de bank. De voordelen spreken voor zich. Je maakt makkelijker afspraken, hoeft minder overleggen te missen en je drukt de reistijd en -kosten. Daarnaast kun je tijdens het digitale overleg schermen en notities delen met de deelnemers voor een zo nuttig mogelijke bijeenkomst.

4: Al je notities altijd beschikbaar

Orde in de chaos aanbrengen? Dat kan door digitaal al je notities te verzamelen, het liefst op een plek die je met verschillende apparaten kunt benaderen. Foto’s, screenshots, e-mails en aantekeningen zijn zo thuis én bij de klant te bekijken. De online dienst OneNote maakt dit mogelijk. Bijkomend voordeel hiervan is dat je de klant toegang kunt geven.Verder kun je apps installeren voor extra functionaliteiten, zoals synchronisatie met Dropbox. Mis je iets? Dan kun je zelf apps bouwen om eigen functionaliteiten mogelijk te maken.

5: Snel en veilig werken in de cloud

De cloud speelt bij al deze tips een belangrijke rol, met een paar belangrijke voordelen ten opzichte van traditionele offline opslag De cloud is helemaal gericht op veiligheid, bereikbaarheid en betrouwbaarheid. Microsoft doet er bijvoorbeeld alles aan om jouw data te beschermen, waardoor je zeker weet dat alleen jij bij je bestanden kan en niemand anders. Zo zijn er nog meer voordelen, je kunt ze lezen in een eerder blog: 5 mythes over de cloud.

Handige en bruikbare tips? De beschreven producten zijn verkrijgbaar binnen Office 365. Meer informatie daarover vind je op onze website.

Dit artikel delen op social media

Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Reageer op deze post

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *