- 30 mei 2016

Microsoft-Monday: een lege mailbox met Inbox Zero

Ik gebruik al jaren hetzelfde systeem voor mijn inbox: talloze mapjes met de meest uiteenlopende kleuren. Dat klinkt mooi, maar mijn inbox stroomt altijd vol en eens in de zoveel tijd ontkom ik er niet aan om een grote schoonmaak te houden. En dat kost me direct een paar uur, want bij veel e-mails weet ik allang niet meer wat de status nou precies was… Herkenbaar? Lees dan snel verder, want met het Inbox Zero-principe van Merlin Mann kun je inbox efficiënt inrichten. Deze is daardoor niet alleen leeg, maar je hebt ook overzicht in welke openstaande acties er nog zijn, en op welke e-mails je nog een reactie moet krijgen.

David Allen schreef in 2002 een boek met de titel ‘Getting Things Done’, een actiegebaseerde managementmethode gebaseerd op het principe dat wie zijn taken vastlegt, zich daarover geen zorgen meer hoeft te maken. Met een mailbox ingericht volgens de principes van Inbox Zero kan ik dus fijn bezig met andere zaken. Het werkt als volgt:

1. Maak vier mappen aan onder je inbox

  • Actie
  • Wachten op
  • Ooit
  • Archief

Meer mappen (bijvoorbeeld met allerlei kleurtjes en benamingen van projecten) zijn niet nodig. De zoekfunctie in veel e-mailprogramma’s zoals Microsoft Outlook werkt zo goed, dat het zoeken op kernwoorden of personen in 99,9% van de gevallen leidt naar de e-mail die je zoekt. Je maakt in de praktijk dus ook maar weinig gebruik van al die mapjes met verschillende kleuren.

2. Behandel e-mail niet, maar verwerk het

De essentie van Inbox Zero is het verwerken van e-mails. Wanneer je met je inbox aan de slag gaat dan doe je niets meer dan e-mails verwerken en verplaatsen naar één van de mappen. Dit resulteert direct in een lege inbox met je acties duidelijk onder elkaar in één map.

De basisregels zijn simpel:

  • Verwijder of archiveer eerst e-mails waar je geen actie op hoeft te ondernemen;
  • Verwerk e-mails met een actie direct als je ze binnen twee minuten kunt afhandelen;
  • E-mails met een actie die langer dan twee minuten duurt verplaats je naar de Actie-map;
  • E-mails met een actie die beter door iemand anders opgepakt kan worden, kun je direct delegeren. Deze e-mails laat je in de Wachten op-map terechtkomen;
  • Een interessante e-mail zonder actie, maar wel met veel tekst verplaats je naar het mapje ‘Ooit’. Dit zijn de e-mails die je op weg naar huis, in de trein of op maandagochtend bij de eerste kop koffie doorleest.

3. Bepaal bewust wanneer je actie-mail oppakt

In het begin plande ik twee momenten op de dag om met actie-mails aan de slag te gaan. Op deze momenten doe je niets anders dan gericht de acties afwerken. En doordat je dat continu toepast, wordt het werken met Inbox Zero vanzelf routine en hoef je geen vaste momenten meer te prikken.

Ik verwerk mijn e-mail gedurende de hele dag en werk nu meestal een keer per dag aan mijn actie-map. Eén à twee keer per week kijk in de map ‘Wachten op’.

4. Verzonden e-mails met acties voor anderen

We ontvangen niet alleen veel e-mails, maar we versturen er misschien nog wel meer. De e-mails waarin een actie zit voor iemand anders, verplaats ik automatisch naar mijn ‘Wachten Op’-map. Verwachte reacties op opgevolgde e-mails blijven zo onder de aandacht, en acties die ik delegeer verdwijnen nu niet meer in de brij van e-mails in mijn mailbox. Ik houd ze op mijn radar totdat deze zijn opgepakt.

Tip: probeer je e-mails eens volgens het ‘five sentences e-mail’-principe op te stellen. Een zakelijke e-mail hoeft meestal niet langer dan vijf zinnen te zijn en bestaat eigenlijk uit het volgende:

  • Wat wil je
  • Waarom
  • Waarom van die persoon

Dit scheelt je veel typewerk, en bespaart de ontvanger veel tijd in het verwerken/behandelen van e-mails.

Inbox Zero

Start vandaag nog met Inbox Zero

De Inbox Zero-methode werkt voor mij perfect. Ik ben ook heel benieuwd of het voor jou net zo goed werkt als voor mij. Begin vandaag nog, en laat me vooral weten hoe het gaat in een reactie hieronder!

Microsoft Outlook zit inbegrepen in Office 365. Meer weten? Kijk dan op onze website.
> Meer informatie over Office 365

Samenvatting
Microsoft-Monday: een lege mailbox met Inbox Zero
Naam artikel
Microsoft-Monday: een lege mailbox met Inbox Zero
Beschrijving
Met het Inbox Zero-principe van Merlin Mann kun je inbox efficiënt inrichten. Deze is daardoor niet alleen leeg, maar je hebt ook overzicht in welke openstaande acties er nog zijn, en op welke e-mails je nog een reactie moet krijgen.
Auteur
Naam organisatie
Yourhosting
Logo organisatie

Dit artikel delen op social media

Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Reageer op deze post

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *