- 18 maart 2020

Thuiswerken door het corona-virus: efficiënt samenwerken via Microsoft Teams

De maatregelen tegen het Corona-virus treffen steeds meer mensen. Medewerkers werken uit voorzorg of uit noodzaak meer vanuit huis. De één vindt thuiswerken heerlijk, de ander geeft de voorkeur aan de korte lijntjes en sfeer op kantoor. Vanuit huis werken hoeft niet minder efficiënt of leuk te zijn, zo heb je Microsoft Teams waarmee je samenwerkt in documenten en gemakkelijk communiceert.

De korte lijntjes van kantoor, maar dan thuis

Als je op kantoor een vraag hebt aan je collega, dan loop je naar diegene toe en stel je de vraag. Als je thuiswerkt gaat dit iets lastiger. Toch kun je net zo snel vanuit huis schakelen (misschien zelfs sneller afhankelijk van hoe groot het kantoor is) met Microsoft Teams. Je krijgt Microsoft Teams standaard bij de Microsoft Premium en Essentials licenties. Ook biedt Microsoft zelf een gratis variant van Teams aan.

Bestel Office 365

Chat met je collega’s

Via Microsoft Teams chat je met je collega’s en deel je gemakkelijk bestanden. Even met elkaar schakelen gaat via chat vaak sneller dan via mail. Heb je een bericht dat je naar jouw afdeling of naar de gehele organisatie wil sturen? Met de groepschats bepaal jij wie jouw bericht ontvangt. Leuk het bericht op met een toepasselijk gif’je of een emoji.

Van groepschat  naar vergadering

Soms wordt er in de groepschat volop gediscussieerd over een onderwerp, dan is het soms fijner en handiger om te vergaderen. Met één klik op de knop ga je in Microsoft Teams van de groepschat naar de vergaderfunctie en videobel je met de collega’s uit die chat. Zo spreek je elkaar face-to-face zonder dat er een mogelijke Corona-besmetting op de loer ligt. En eh, nog een pluspuntje: niemand hoeft te weten dat jij in je joggingbroek zit te vergaderen 😉

Als een collega niet aanwezig kan zijn bij de vergadering, dan biedt Teams de optie om de vergadering terug te kijken. En het gaat zelfs nog een stapje verder. Als betreffende collega slechts een gedeelte van de vergadering terug wil kijken, dan kan er op termen gezocht worden om naar het deel van de vergadering te gaan waarin die termen genoemd worden.

Haak externe partijen ook aan

Werk je normaal gesproken met externe partijen? Via de gastenverbinding kun je ook hen aanhaken bij vergaderingen en chats. Geen gedoe met communicatie via externe kanalen, maar snel en gemakkelijk de (spreekwoordelijke) koppen bij elkaar steken.

Mail minder: werk samen in één document

‘Document 1 –  V2’, ‘Document 1 – EB’, ‘Document 1 – DEF’… Weg met die vijf verschillende versies van hetzelfde document, werk samen in hetzelfde bestand. Deel jouw document via Teams zodat je collega’s real-time mee kunnen kijken naar de laatste versie. Ziet een collega nog een ‘dt’-foutje? Aanpassingen worden meteen in het document verwerkt, dus het bestand hoeft niet opnieuw gemaild te worden.

Communicatie met externen

Met Teams kun je ook gemakkelijk met externen communiceren. Als de externe Teams of Skype heeft, dan kun je door middel van zijn of haar e-mailadres per direct het gesprek beginnen.

Heeft de gebruiker geen Skype of Teams dan, kun je nog steeds met Teams communiceren met de externe. Je nodigt hem of haar dan uit voor een Teams vergadering. De externe kan dan als gast hieraan deelnemen.

Probeer Microsoft Teams gratis of bestel direct de volledige versie

Vanwege het Corona-virus heeft Microsoft een gratis versie van Teams voor iedereen toegankelijk gemaakt. Mocht je dus een tijdelijke oplossing zoeken om met collega’s te communiceren, dan is dat een goede optie.

Let er wel op dat veel functionaliteiten niet mogelijk zijn bij de gratis versie. Zo kun je enkel één-op-één-gesprekken voeren met je collega’s als je wil (video)bellen. Vergaderingen inplannen is niet mogelijk. Ook de integratie met OneDrive zit niet bij de gratis variant van Microsoft Teams. Met het Office 365 Essentials pakket is dit wel inbegrepen. Ook bevat dit pakket professionele e-mail voor je domeinnaam (info@bedrijfsnaam.nl), agenda en contactpersonen. Bij het Premium pakket krijg je daarnaast ook de volledige bureaublad versies van de bekende Office applicaties zoals Word, PowerPoint en Excel.

Heb je al e-mail van Yourhosting? Wij helpen je graag bij de overgang naar een Office 365 licentie. Vul hiervoor het contactformulier op onze Microsoft Teams pagina in. Je kunt jouw e-mailpakket koppelen aan Office 365 en voor Teams betekent dit dat je gemakkelijk in je agenda meetings inplant en e-mails deelt met je collega’s. Vanaf drie gebruikers is de e-mailmigratie zelfs gratis!

Werken jouw werknemers al thuis?

Thuiswerken hoeft dus niet moeilijk te zijn met Microsoft Teams. Wil jij meer weten over Microsoft Teams? Stel je vragen aan onze experts via microsoft@yourhosting.nl. Of bekijk deze pagina:

Office 365 producten

Wat is de status bij jouw bedrijf, werken de medewerkers al thuis? En is dit vanuit voorzorg of omdat het Corona-virus de organisatie getroffen heeft? Laat het weten in de reacties!

Dit artikel delen op social media

Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Reacties zijn gesloten.