Floris Jan - 02 mei 2016

Microsoft Monday: OneDrive voor Bedrijven

Ook op kantoor is OneDrive voor Bedrijven een belangrijk en eigenlijk onmisbaar product. Het geeft de gebruikers meer dan alleen een grote en altijd bereikbare opslag. Ik vertel je er graag wat meer over! In een eerder blogartikel heb ik al eens over OneDrive voor Bedrijven geschreven. Ik gaf je toen een paar voordelen en voorbeelden van OneDrive voor Bedrijven in vergelijking met ‘het gewone’ OneDrive. Die vergelijking wil ik nu graag even loslaten, en OneDrive voor Bedrijven zelf eens van dichtbij bekijken. Waarom OneDrive voor Bedrijven en wat biedt OneDrive voor Bedrijven voor mogelijkheden op kantoor?

Online dataopslag

Heel simpel omschreven staat OneDrive voor Bedrijven voor online dataopslag. Afhankelijk van je licentie krijg je 1 TB, of zelfs 5 TB aan persoonlijke opslag. Vergelijk deze ruimte met de gemiddelde ‘Home’-folder op kantoor en er verschijnt toch een kleine glimlach op je gezicht. Voor veel bedrijven betekent de aanschaf van interne opslagruimte veel rekenwerk en afwegingen vooraf. Hoeveel ruimte heeft een gebruiker nodig en hoeveel willen we beschikbaar stellen voor gedeelde schijven? Deze overweging kun je nu van je lijst strepen. Eén zorg minder! 🙂

Een ruime online opslag voor al je documenten. Ben je veel onderweg, heb je wisselende werkplekken of werk je ook wel eens thuis, dan is het prettig om je data online te hebben staan. Je kunt er altijd bij en kunt gemakkelijk verder waar je bent gebleven.

Veilig

Voor systeembeheerders kan het een hele opgave zijn controle te houden over alle data binnen een bedrijf. Vooral als een bedrijf geen online opslag biedt, is er al snel sprake van wildgroei. Medewerkers maken accounts aan voor Dropbox, OneDrive, of OneDrive voor Bedrijven. Je hebt al gauw geen idee meer waar gevoelige bedrijfsdata wordt opgeslagen en wat er met die bestanden gebeurt. Je doet er dan verstandig aan om je werknemers een online plek te geven waar ze naar hartenlust online kunnen werken. Zo bied je iedereen die mogelijkheid en weet je dat je werknemers de data binnen je eigen beheerbare omgeving houden.

Nu wordt het ook belangrijk om OneDrive voor Bedrijven niet meer te zien als alleen een online dataopslag, beheerd door het bedrijf. Het is tijd om een paar stappen verder te gaan in de wereld van OneDrive voor Bedrijven.

Versiebeheer in OneDrive

Versiebeheer is vanzelfsprekend binnen OneDrive voor Bedrijven. Weet je niet precies wat een versiebeheer is? Een voorbeeld: Je hebt op verschillende dagen aan een document gewerkt. Iedere dag heb je een aantal A4-tjes met tekst toegevoegd en verschillende regels aangepast en verwijderd. Na een week ontdek je dat je een aantal regels hebt verwijderd die je toch liever wilt houden. Met versiebeheer worden er verschillende versies van je bestand bewaard. Hierdoor kies je eenvoudig een dag en tijdstip uit waarvan je het bestand met de missende tekst terug wilt zetten. Wil je daarna nog een paar dagen terug, of wil je toch een iets recenter document, dan schakel je gewoon weer naar een andere versie.

Het mooie aan dit versiebeheer is dat iedere gebruiker dit zelf kan uitvoeren. Dat maakt het leven van de systeembeheerders weer een stukje makkelijker!
Een terechte vraag die je nu kunt hebben: “Wat als ik het document heb verwijderd? Dan kan ik toch ook geen andere versies meer kiezen om het bestand terug te zetten?”

De prullenbak

Het verwijderen van bestanden gaat nog wel eens per ongeluk, net te vluchtig of met te dikke vingers. Dit zorgt vaak voor een hoop frustratie en berichten naar systeembeheerders. De prullenbak binnen OneDrive voor Bedrijven biedt hier de oplossing. Het verwijderen van bestanden is niet langer een gevaarlijke onderneming. Natuurlijk blijft een dubbele controle bij het verwijderen van bestanden altijd verstandig.

Tweede prullenbak

Oke, we hebben nu een prullenbak. Maar wat gebeurt er als ik de prullenbak leeg en ik toch nog een bestand nodig heb? Dan bestaat er nog de tweede prullenbak. Het is afhankelijk van je rechten of je toegang hebt tot deze tweede prullenbak. Krijg je onderin het scherm van de prullenbak geen notitie ‘Prullenbak voor het tweede stadium’, dan zul je een beheerder in moeten schakelen.

Een tweede prullenbak overdreven? Niet helemaal. Alle bestanden in die tweede prullenbak maken namelijk geen gebruik van de ruimte binnen je OneDrive voor Bedrijven-omgeving, terwijl de bestanden in de eerste prullenbak dat logischerwijs wel doen. Je kunt het dus zien als een extra back-up, zonder dat het je kostbare ruimte kost. In tegenstelling tot de eerste prullenbak, is deze vaak alleen te benaderen door de beheerder. Standaard worden bestanden in beide prullenbakken 30 dagen bewaard, maar dat kun je eenvoudig aanpassen naar maximaal 90 dagen.

Binnen OneDrive voor Bedrijven vind je nog meer mogelijkheden om met je data om te gaan. Wordt er bij jou op kantoor gedacht aan de overstap naar de cloud, of wordt er gesproken over een nieuwe omgeving, neem dan zeker OneDrive voor Bedrijven en Office 365 mee in je overwegingen en uiteindelijke beslissing!

> Meer over Office 365 

Dit artikel delen op social media

Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Reageer op deze post

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *