Laat klanten een afspraak plannen met Microsoft Bookings

Wil je minder tijd kwijt zijn aan het maken van afspraken? En je bedrijf professioneler laten overkomen? Met Bookings van Microsoft 365 kunnen klanten zelf eenvoudig online een afspraak bij je inplannen.

Je hoeft niet meer heen en weer te mailen of bellen over een geschikt moment. Klanten kiezen zelf een tijd die jou uitkomt – wanneer het hen uitkomt. Jij houdt overzicht in je agenda, en je klanten ervaren gemak en snelheid.

Wat is Microsoft 365 Bookings?

Microsoft Bookings is een online afsprakenplanner. Klanten zien jouw beschikbare tijden en kiezen zelf een moment. Daarna ontvangen ze automatisch een bevestiging en herinnering per mail. Jij hoeft niets handmatig te regelen.

Bookings werkt samen met je Outlook-agenda en andere Microsoft 365-apps zoals Teams en Power Automate. Zo hou je alles overzichtelijk en werk je slimmer. Bovendien kunnen klanten zelf een geschikte tijd selecteren via een gebruiksvriendelijke boekingspagina, zonder dat er e-mails of telefoontjes nodig zijn. Dit vermindert de administratieve last en verhoogt de klanttevredenheid.

Voordelen van het gebruik van boekingen in Microsoft 365

Tijd besparen

Geen losse mailtjes of telefoontjes meer. Klanten zien direct de beschikbare tijden en boeken zelf een beschikbare tijd.

Verminderde no-shows

Microsoft 365 Bookings verstuurt automatisch bevestigingen en herinneringen via e-mail. Klanten kunnen hun afspraken ook zelf wijzigen of annuleren via de boekingspagina. Deze functionaliteit vermindert het aantal gemiste afspraken.

24/7 boekingsmogelijkheid

Je boekingspagina staat altijd open. Klanten kunnen ook buiten kantooruren afspraken plannen. Dit vergroot je bereikbaarheid zonder dat je daadwerkelijk 24/7 beschikbaar hoeft te zijn.

Professionele uitstraling

De boekingspagina past je aan in jouw huisstijl. Zo maak je een goede indruk.

Integratie met andere Microsoft tools

Bookings werkt samen met Outlook, Teams en andere Microsoft-tools. Dat maakt het extra makkelijk.

Hoe stel je Microsoft Bookings in?

Toegang tot Microsoft 365 Bookings
Microsoft Bookings is gratis inbegrepen bij alle beschikbare Microsoft 365 pakketten van Yourhosting.

Stap 1: Vul je bedrijfsgegevens in

Na het openen van Bookings, word je gevraagd om je bedrijfsinformatie in te vullen:

• Bedrijfsnaam
• Bedrijfstype
• Adres en contactgegevens
• Werktijden

Deze informatie wordt weergegeven op je boekingspagina zodat klanten weten met wie ze te maken hebben.

Stap 2: Voeg diensten toe

Bepaal welke afspraken klanten kunnen maken. Per dienst geef je aan:

• Naam en beschrijving van de dienst
• Duur van de afspraak
• Prijs (indien van toepassing)
• Benodigde middelen of personeel
• Locatie (fysiek of online via Teams)
• Buffer- of voorbereidingstijd voor en/of na afspraken

Als meer medewerkers in je organisatie afspraken aannemen, kun je hen toevoegen aan je boekingssysteem. Elke medewerker kan specifieke werktijden en diensten toegewezen krijgen op basis van hun expertise en beschikbaarheid.

Stap 3: Stel je boekingsregels in
Bepaal je boekingsbeleid, zoals:

• Hoe ver vooruit klanten kunnen boeken
• Minimale aankondigingstijd voor afspraken
• Maximaal aantal afspraken per dag
• Annuleringsbeleid
• Automatische goedkeuring of handmatige bevestiging van boekingen

Stap 4: Maak en deel je boekingspagina
Pas de look-and-feel van je boekingspagina aan zodat deze past bij je bedrijfsidentiteit. Zodra je tevreden bent met de instellingen, kun je de boekingspagina publiceren en de link delen via:

• Je website
• E-mailhandtekening
• Sociale media
• Direct met klanten via e-mail of berichten

Bekijk de volledige functielijst van Microsoft Bookings voor meer details over alle mogelijkheden.

Voor meer informatie kun je de officiële Microsoft 365 Bookings pagina bezoeken.

Begin vandaag nog

Wil jij ook eenvoudiger afspraken laten inplannen én professioneler overkomen? Probeer Microsoft Bookings via een Microsoft 365-pakket van Yourhosting.