Paulien - 18 februari 2016

5 tips voor een opvallende Out of Office

De voorjaarsvakantie staat alweer voor de deur, vandaag is de een-na-laatste werkdag voordat ik een lekker weekje vrij heb. Ik ben klaar voor de vakantie en klaar om mijn Out of Office (afwezigheidsbericht) aan te zetten. Tijdens mijn vakantie lees ik mijn e-mail echt even niet. Out of Office is namelijk echt Out of Office. Gelukkig vinden ze bij Yourhosting de balans tussen werk en privé net zo belangrijk als ik.

Mijn oude Out of Office-bericht bestond vaak uit een datum wanneer ik weer terug was van vakantie en de contactgegevens van een collega. Microsoft inspireerde mij om dit wat creatiever aan te pakken. Het voordeel van mijn nieuwe Out of Office is dat hij zo leuk is dat iedereen hem onthoudt en je contactpersonen weten waar ze aan toe zijn. Maar het grootste voordeel is dat ik door mijn nieuwe Out of Office snel weer aan de slag kan na de vakantie en mijn ontspannen gevoel behoud!

Nieuwsgierig? Zie hier mijn ingeplande Out of Office:

Momenteel vertoef ik op een strand op Ibiza of struin ik een hippiemarkt af. Daarom heb ik even geen tijd om je e-mail te beantwoorden. Om het ontspannen gevoel na mijn vakantie vast te houden én snel weer aan het werk te kunnen, lees ik alleen de e-mail met hoge prioriteit. Wil je dat ik je e-mail na mijn vakantie lees of opvolg, stuur hem dan nogmaals met hoge prioriteit.

Vanaf 29 februari ben ik weer bereikbaar. Kan het niet wachten tot na mijn vakantie? Neem dan contact op met mijn collega Sharon op telefoonnummer 0900-0309.

Out of Office

 

Leuk hè, een tekst en afbeelding! Ik heb hieronder mijn tips en de tips van Microsoft op een rijtje gezet zodat je nog snel een mooie Out of Office kunt maken voordat je de deur achter je dicht trekt:

  1. Voeg een afbeelding toe aan je Out of Office zodat deze eruit springt. Je contactpersonen zullen de tekst sneller lezen.
  2. Geef duidelijk aan wanneer je weer bereikbaar bent en wie jou eventueel vervangt tijdens je vakantie.
  3. Stel een andere Out of Office in voor intern en extern, zo kun je de tekst en afbeelding zo (in)formeel maken als passend is bij jouw organisatie.
  4. Stel regels in waardoor je e-mail automatisch wordt doorgestuurd naar een collega of indien wenselijk wordt verwijderd. Zo word je niet bedolven onder een stapel e-mail bij terugkomst.
  5. Bespaar jezelf tijd en verwijder alle e-mail zonder hoge prioriteit. Ja het klinkt heftig, maar het is wel efficiënt. Wanneer je dit doet, neem het dan wel even mee in je Out of Office zodat je contactpersonen niet verrast zijn en jij niet onnodig informatie mist.

 

Fijne vakantie!

Dit artikel delen op social media

Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Reageer op deze post

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *