Aan de slag met Exchange Online

Met Exchange Online werk je veilig en efficiënt samen, waar je ook bent. Je hebt altijd toegang tot je e-mail, agenda en contactpersonen op elk apparaat, en communiceert sneller met klanten en collega’s en ben je klaar voor moderne samenwerking. Op deze pagina lees je hoe Exchange Online werkt zodat je het meeste uit je product kunt halen.

 

Beheren

 

Inloggen op Exchange Online

Je Exchange Online-accounts beheer je in de beheeromgeving via https://portal.office.com. Hier log je in met je gebruikersnaam en wachtwoord die je per mail hebt ontvangen.
In de beheeromgeving kun je onder andere je wachtwoord wijzigen, mailboxen en aliassen aanmaken en forwards instellen.

 

Termen uitgelegd

 

Wat is Autodiscover?

Autodiscover is een techniek die het toevoegen van e-mailaccounts binnen e-mailprogramma’s zoals Outlook en Apple Mail eenvoudiger maakt. Het e-mailprogramma stelt zichzelf in, je hoeft alleen je inloggegevens in te vullen.

Wat is een alias?

Een e-mailalias is een extra e-mailadres voor een bestaand e-mailaccount. Met een alias laat je meerdere e-mailadressen op één mailbox uitkomen. Je kunt een onbeperkt aantal e-mailaliassen aanmaken. Voor het account info@exchangeonline.nl kun je bijvoorbeeld de aliassen sales@exchangeonline.nl en helpdesk@exchangeonline.nl aanmaken.

Wat zijn openbare mappen?

Met openbare mappen kun je met andere personen binnen je Exchange Online-omgeving informatie kunt delen, verzamelen en ordenen. De mappen kun je beveiligen zodat niet alle informatie voor iedereen toegankelijk is.

 

Instellen

 

Hoe stel ik Outlook in?

Bij het instellen van Outlook kunt je gebruik maken van de autodiscover functie. Dit maakt het toevoegen van e-mailaccounts binnen e-mailprogramma’s eenvoudig. Je hoeft alleen je e-mailadres en wachtwoord in te vullen en Outlook stelt zichzelf in. Volg onderstaande stappen om je Exchange Online-mailaccount toe te voegen aan Outlook.

 

1. Open Outlook en klik links bovenin op ‘Bestand’;
2. Klik op ‘Account toevoegen’;
3. Vink ‘E-mailaccount’ aan en voer je naam, e-mailadres en wachtwoord in;
4. Klik op ‘Volgende’. Outlook zoekt de instellingen op. Het kan zijn dat je een pop-up ziet waarop je moet inloggen met het e-mailadres en wachtwoord dat je zojuist hebt ingevoerd;
5. Wanneer Outlook de instellingen heeft opgehaald klik je op ‘Voltooid’;
6. Start Outlook opnieuw op. Je vindt je Exchange Online-mailbox aan de linkerzijde van Outlook.

Hoe stel ik een afwezigheidsbericht in?

Volg onderstaande stappen om een afwezigheidsbericht in te stellen voor je Exchange Online-mailbox.

 

1. Log in op https://portal.office.com met uw gebruikersnaam en wachtwoord;
2. Klik op de blauwe knop links bovenin en klik vervolgens op ‘E-mail’;
3. Klik rechtsboven op het tandwielicoon en klik op ‘Automatische antwoorden’;
4. Selecteer ‘Automatische antwoorden verzenden’ en stel de tijd in dat het afwezigheidsbericht actief dient te zijn;
5. Voer je afwezigheidsbericht in. In het bovenste vak voert je het bericht in voor alle interne gebruikers van je Exchange Online-omgeving.
6. In het onderste vak voer je het afwezigheidsbericht in voor alle afzenders buiten je Exchange Online-omgeving.
7. Klik op ‘OK’ om het afwezigheidsbericht op te slaan;
8. Je afwezigheidsbericht is nu ingesteld.

 

Delen

 

Hoe deel ik mijn mailbox?

Volg onderstaande stappen om je Exchange Online-mailbox te delen.

 

1. Log in op https://portal.office.com met je gebruikersnaam en wachtwoord;
2. Klik op de blauwe knop links bovenin en klik vervolgens op ‘E-mail’;
3. Klik met de rechtermuisknop op ‘Postvak IN’ en klik vervolgens op ‘Machtigingen’;
4. Klik op het ‘+’-teken;
5. Voer de naam van de gebruiker in waarmee je jouw mailbox wilt delen en klik op ‘Toevoegen’;
6. Selecteer de gewenste rechten voor de gebruiker en klik op ‘OK’;
7. Je mailbox is nu gedeeld.

Hoe deel ik mijn contactpersonen?

Je kunt je contacten alleen delen via Outlook. Volg onderstaande stappen om je contacten te delen via Outlook.

 

1. Open Outlook;
2. Klik links onderin op ‘Contactpersonen’;
3. Klik met je rechtermuisknop op de map met contactpersonen die je wilt delen;
4. Houd je muis over ‘Delen’ totdat er een menu naast verschijnt. Klik vervolgens op ‘Contactpersonen delen’;
5. Een nieuw venster opent. Vul achter Aan het e-mailadres in van de persoon waarmee je jouw contactpersonen wilt delen;
6. Klik op ‘Verzenden’. De persoon waar je jouw contacten mee hebt gedeeld ontvangt een e-mail waarin wordt gevraagd om de uitnodiging voor het delen van contactpersonen te accepteren;
7. Wanneer de uitnodiging is geaccepteerd, zijn je contacten gedeeld.

Hoe deel ik mijn agenda?

Je kunt je agenda delen met personen binnen en buiten je organisatie. Personen buiten je organisatie kunnen jouw agenda alleen bekijken en geen wijzigingen aanbrengen. Personen binnen je organisatie kunnen wel wijzigingen aanbrengen, mits zij hier rechten tot hebben gekregen.

Volg onderstaande stappen om je agenda te delen.

 

1. Log in op https://portal.office.com met je gebruikersnaam en wachtwoord;
2. Klik op de blauwe knop links bovenin en klik vervolgens op ‘Agenda’;
3. Klik bovenin op ‘Delen’ en klik vervolgens op ‘Agenda’;
4. Vul bij ‘Delen met’ het e-mailadres in van de persoon waarmee je jouw agenda wilt delen;
5. Klik op ‘Verzenden’;
6. Je agenda is nu gedeeld.