Weinig zo vervelend als een mailbox die vol is. Krijg je moppers van collega’s dat je maar niet op hun mail reageert? Als je mailbox vol is, kun je geen mails ontvangen. Dit wil je voorkomen. Met onderstaande stappen schoon jij je volle mailbox op en voorkom je frustraties.
De kortste klap naar meer ruimte is upgraden naar een groter e-mailpakket. Dus als jouw mailbox vol is en alleen uit belangrijke mails bestaat of als je meer mailtjes krijgt dan dat jouw mailbox aankan, dan is dit de oplossing voor je. Heb je nu bijvoorbeeld ons ‘E-mail 1’-pakket? Dan heb je een mailboxgrootte van maximaal 1 GB per mailbox. Bij het ‘E-mail 2’-pakket verdubbelt dit en bij het ‘E-mail 3’-pakket zit je al op 10 GB!
Heb je meer ruimte nodig dan dat ons grootste e-mailpakket biedt? Met Exchange Online heb je 50 GB aan ruimte (bij Plan 1) en bij Plan 2 zelfs onbeperkte ruimte in een intern archief.
Klinkt best logisch hè? Als je mails verwijdert, wordt je mailbox leger. Het probleem zit ‘m vaak in beginnen met mails verwijderen. Want waar begin je? Als je mailbox vol is, dan gaat dit je even wat werk kosten. Dus de eerste stap is een flinke bak koffie of thee zetten, even diep zuchten en dan vol goede moed onderaan de inbox beginnen. Waarom onderaan? Die mails uit 2016 zijn hoogstwaarschijnlijk niet heel relevant meer, dus: 1, 2, weg ermee! Dat voelt goed hè? Nog een plek waar veel mails in staan die je zonder te veel denkwerk naar de prullenbak wijst, zijn de verzonden items en de spam-map.
Hopelijk is je mailbox nu een stuk leger, maar we zijn er nog niet! Ken je dat ellenlange heen-en-weer mailen? Waarschijnlijk heb je dan meerdere keren dezelfde conversatie in je mailbox staan. Als je alleen de laatste mail van die conversatie bewaart, dan staan de andere mails daaronder. Dat vraagt wel even wat werk. Maak het makkelijker door op het onderwerp te zoeken in je inbox, dan komen alle mails van die conversatie naar voren en houd je alleen de laatste mail.
Nu komt het echte uitzoekwerk. Welke overige mails wil je bewaren en welke kunnen weg? Hier kan ik je niet bij helpen, maar wel met het archiveren van de mails in mappen. Misschien maakt dat de beslissing makkelijker.
Tip: Kijk bij de Yourhosting-webmail onder ‘Instellingen’ à ‘Serverinstellingen’ of je het vinkje bij “Verwijder bericht wanneer verplaatsen naar Prullenbak mislukt” aan staat. Als je mailbox vol is, kun je mails niet verwijderen als deze optie niet aangevinkt staat. Dit komt doordat de server tijdelijk de mail dubbel opslaat, waar dus geen ruimte voor is.
Als je elke dag veel mailtjes krijgt, raak je al gauw het overzicht kwijt. Maak daarom mappen aan en archiveer de mails. Hiermee houd je meer overzicht. Mappen die altijd handig zijn, zijn deze:
In de map ‘Vandaag’ zet je alle mails die je vandaag moet beantwoorden. In de map ‘Deze week’ zet je – je raadt het al – de mails die je deze week ergens moet beantwoorden. In de map ‘Afwachten’ zet je de mails waarvan je nog op een antwoord wacht. Overige mails die belangrijke informatie bevatten, zet je in de map ‘Archief’.
Let bij het aanmaken van mappen erop dat je niet te veel doorslaat. Als je eenmaal de smaak te pakken hebt, dan kan de verleiding ontstaan om voor elk klein onderwerpje een map aan te maken, maar dat is niet nodig. De zoekfunctie van je mailprogramma is je grootste vriend: als je een bepaalde mail zoekt, typ je het onderwerp of de afzender in. Dat is minder werk dan dat je drie verschillende mapjes bij langs moet.
Jouw mailprogramma kan de mails ook automatisch archiveren. Dit doe je door een regel aan te maken. Denk aan mailtjes waarbij je in de ‘CC’ staat, die hebben vaak niet zoveel prioriteit en zijn daarom overbodig in je inbox. Of bijvoorbeeld reclame die wel interessant kan zijn, maar die je niet tussen werk gerelateerde mails wil hebben. Als je het mapje aanmaakt, kun je in je mailprogramma bij instellingen vaak een regel aanmaken. Hierin zet je bijvoorbeeld de afzender. Je selecteert de juiste map en alle mails van die afzender gaan rechtstreeks naar de map.
Bij Microsoft Outlook ziet dit er zo uit:
Krijg jij elke keer dat iemand je in een reactie noemt op Facebook of LinkedIn een mail? Als je de apps op je telefoon hebt en de pushmeldingen aan staan, dan is dit overbodig. Elke keer dezelfde mails verwijderen omdat je mailbox vol is, is verspilling van je tijd en energie. Meestal kun je onderaan de mail op “afmelden” klikken.
Als je voorgaande stappen doorloopt, dan is je mailbox als het goed is flink uitgedund. Nog beter dan een volle mailbox opschonen is ervoor zorgen dat het niet (weer) gebeurt.
Meldingen dat je een mail hebt, halen je soms uit je workflow. Plan daarom een tijd waarop je je mails checkt. Als je weinig mailtjes krijgt, dan kun je bijvoorbeeld elke ochtend en aan het einde van de middag een moment prikken. Als je veel mailtjes krijgt, doe je dit bijvoorbeeld elk uur. Voor nog meer rust kun je zelfs de meldingen van je mail uitzetten, zodat je er niet door gestoord wordt.
Als je terugkomt van vakantie, dan heb je vaak veel mails. In mijn blog over een goed afwezigheidsbericht gaf ik deze tip: geef aan dat je een week de tijd neemt om je mails te beantwoorden. Dan weten je contacten hoe lang het ongeveer duurt voordat ze antwoord hebben en kun jij rustig je mailtjes doornemen.
Als je een mail krijgt waar je binnen vijf minuten op kunt reageren, doe dat dan gelijk. Zo voorkom je uitstelgedrag en een opeenstapeling aan mailtjes. Bovendien kun je soms na de reactie de mail gelijk uit je inbox verwijderen of archiveren in één van de mappen.
Hoeveel mails heb jij verwijderd met bovenstaande tips? Of ben je toch maar overgestapt naar een groter e-mailpakket? Als je vragen hebt, dan horen we dat graag via de chat! Heb je andere vragen over e-mail? Bekijk dan ook de supportpagina met handleidingen en veelgestelde e-mailvragen, misschien staat je vraag er wel tussen.
Er zijn nog geen reacties op dit artikel.