Je gaat bijna op vakantie! Je ziet jezelf al helemaal liggen op het strand, met in je ene hand een goed boek en in de andere een ijskoud biertje. De warme zon schijnt volop, de lucht is helderblauw en… Ho, stop met dagdromen! Eerst nog even aan de bak. Maak jouw vakantie net zo zorgeloos als je dagdromen en stel een afwezigheidsbericht in. Niet zomaar een afwezigheidsbericht, maar eentje waarmee je ook na je vakantie stressvrij blijft.
Belangrijke contacten die jou vaak mailen, kun je alvast waarschuwen dat je binnenkort vakantie hebt. Een soort pré-afwezigheidsbericht. Als je aankondigt dat je weggaat, weten je contacten waar ze aan toe zijn, wat wel zo fijn is als ze regelmatig jouw hulp nodig hebben. Stuur de belangrijke contacten een losse mail met daarin de aankondiging of voeg een korte regel aan je e-mailhandtekening toe. Zet in de mail of in de e-mailhandtekening dat je tussen bepaalde data niet bereikbaar bent omdat je dan vakantie hebt. Bepaal zelf welke manier beter bij jou past. Een e-mailhandtekening is subtieler. Met een losse mail bestaat de kans dat contacten je “uit voorzorg” mailen met vragen die misschien ook prima door een collega of na jouw vakantie opgepakt kunnen worden.
“Goeiedag, ik ben tijdelijk niet bereikbaar. Je kunt mijn collega bereiken op: 06-…” Oké, dat afwezigheidsbericht kennen we nu wel. Brengt het de boodschap over? Absoluut. Maar daar is dan ook alles mee gezegd. Als jij jouw afwezigheidsbericht persoonlijk maakt, dan is het voor de ontvanger minder erg dat zijn vraag niet direct beantwoord wordt. Vertel bijvoorbeeld waar je op vakantie gaat, wat je gaat doen of hoeveel graden het wordt. Niet alleen is het voor de ontvanger interessanter om zo’n afwezigheidsbericht te lezen, maar het biedt ook leuke gespreksstof voor wanneer je terug bent. Win-win!
Dit is een hele belangrijke. Uiteindelijk krijgt degene die mailt niet direct antwoord op zijn/haar vraag bij een afwezigheidsbericht. Als ze vervolgens ook niet weten wanneer ze wél antwoord krijgen, geeft dat misschien frustraties. Geef daarom in je afwezigheidsbericht duidelijk aan wanneer je terugkomt van vakantie, welke collega in de tussentijd voor ze klaarstaat en dat je jouw best doet om (bijvoorbeeld) binnen een week na jouw vakantie weer up-to-date te zijn met jouw mail. Als je alleen aangeeft wanneer je terugkomt, verwacht jouw contact misschien dat hij of zij de dag erna antwoord krijgt. Dat is niet altijd realistisch als je ook nog 1001 andere mails moet beantwoorden.
Om je een eindje op weg te helpen, heb ik een afwezigheidsbericht gemaakt die je als leidraad kunt gebruiken voor jouw eigen afwezigheidsbericht. Dit heb ik wel op mijn manier geschreven, dus giet er vooral je eigen sausje overheen. Zo houd je het lekker persoonlijk.
Hoi,
Leuk dat je mailt! Ik kan alleen even niet antwoorden, want op dit moment bevind ik mij op het zonnige Tenerife. Op 5 augustus ben ik weer terug in Nederland en dan neem ik een weekje de tijd om mijn mails te beantwoorden. Duurt dat te lang en heb je sneller antwoord nodig? Geen probleem! Mijn collega Suzanne denkt graag met je mee. Je bereikt haar via mail: *mailadres* of telefonisch: *telefoonnummer*.
Adios!
Emie
Het hoeft geen lange mail te zijn, zolang jouw contacten maar weten waar ze aan toe zijn. Heb jij een leuker idee voor een afwezigheidsbericht? Laat het weten in de reacties op dit blog!
Maak jij gebruik van mail via onze Hostingmanager? Op de e-mail supportpagina vind je hoe jij een afwezigheidsbericht instelt.
Heb jij Office 365 en gebruik je Outlook om jouw mails te sturen? Volg dan deze stappen:
Heb je je afwezigheidsbericht ingesteld? Mooi! Dat betekent dat je weer een stapje verder bent richting een zorgeloze vakantie. Alvast een hele fijne vakantie!
2 reacties
Zo krijgen de zenders van spammail toch ook te weten dat ik vakantie heb. Lekker handig voor inbraak.
Hee Jo, mocht je spamfilter toch spam doorlaten en jouw adres openbaar zijn, dan is het inderdaad goed om het afwezigheidsbericht alleen naar contactpersonen te sturen. Deze optie vink je in bijvoorbeeld Outlook gemakkelijk zelf aan bij het opstellen van een afwezigheidsbericht. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om geen afwezigheidsbericht in te stellen ;-).