- 22 januari 2019

Microsoft Teams: De ins en outs

Onderling contact is essentieel voor een goede samenwerking. Afstemmen via een tool kan daar een goede bijdrage aan leveren en is soms zelfs noodzakelijk. Met een samenwerkingstool werk je flexibeler en het werkproces gaat daardoor gemakkelijker en efficiënter. In dit artikel wil ik graag wat meer vertellen over Teams, wat het is en wat je er mee kunt, en nodig ik je uit om ook eens een kijkje te nemen in deze innovatie app van Microsoft.

Microsoft teams

Microsoft Teams is al beschikbaar voor Office 365 gebruikers sinds het voorjaar van 2017 De applicatie is nog volop in ontwikkeling en krijgt er telkens nieuwe functies en mogelijkheden bij. Dit is zeker het proberen waard!

Okay, maar wat is Teams dan precies?

Microsoft overwoog het platform Slack, ook een tool om mee samen te werken, over te nemen.Uiteindelijk koos Microsoft ervoor een eigen dienst te ontwikkelen: Teams. Teams, Slack en bijvoorbeeld Discord zijn communicatieplatformen die chat, video en spraak communicatie met elkaar verenigen in omgeving die benaderbaar is vanaf elk gewenst apparaat. Je kunt dus met meerdere vrienden of collega’s een gesprek voeren, zowel typend of via een videoverbinding of spraak, onafhankelijk van waar je bent of welke devices je voorhanden hebt. Bovendien zijn groepen mensen eenvoudig in te delen in groepen subgroepen om gespreksonderwerpen en relevante deelnemers eenvoudig in te delen.

Microsoft integreert dit naadloos met de cloudfunctionaliteit van Office 365. Je kunt via Teams dus eenvoudig documenten met elkaar delen, reageren via chat of een reactie of bijvoorbeeld direct een telefoongesprek starten terwijl je samen in één document werkt. Hiermee combineer je de bestaande functionaliteiten in Office 365 zoals Skype, Exchange Online, Sharepoint en Yammer. Ben je niet in de gelegenheid om te bellen? Laat een bericht achter. Vergadering gemist? Kijk de video terug. Handen vol? Bel in en doe het mondeling af.

Wordt dat niet erg onoverzichtelijk?

Net als een familiegroep op je WhatsApp is een team van collega’s soms een drukke boel. Gelukkig is Teams er wel zo op ingericht dat je daar zo veel mogelijk orde in kunt aanbrengen. Zo hoeft een groep collega’s in Teams niet overeen te komen met een hele afdeling in het organogram van je bedrijf. Je kunt bijvoorbeeld ook een team maken voor een project of voor een grote klant. In dit team voeg je alle betrokken collega’s toe.

Microsoft Teams is een betaalde dienst, maar er is ook een gratis variant beschikbaar. Dit maakt het gemakkelijk om externe personen uit te nodigen die geen Office licentie hebben. Je voegt ze eenvoudig toe aan een team met behulp van een e-mailadres. Jouw team deel je vervolgens weer op in kanalen zodat iedereen binnen zijn taakgebied blijft. Ook voeg je voor elk kanaal een beheerder toe die alles in goede banen leidt. Microsoft teams gebruik je op je pc, laptop of mobiel, zodat je altijd met de collega’s praat voor wie je boodschap belangrijk is. Per kanaal heb je een overzicht van gedeelde documenten, ingeplande afspraken of bewaarde videogesprekken. Een beheerder kan ook eenvoudig instellen of bijvoorbeeld memes of gifjes in een kanaal toegestaan zijn. Soms is humor belangrijk, soms wil je collega’s niet storen met een stortvloed aan plaatjes.

Maar ik maak nu al gebruik van SharePoint groepen; is dat niet dubbelop?

Teams komt niet zo zeer als vervanging van bepaalde apps binnen Office, maar meer als optionele variant die de eigenschappen van de apps combineert. We zien nu al dat Skype steeds verder geïntegreerd wordt met Teams en het programma ook veel functionaliteiten van Yammer overneemt. Zo heb je straks één omgeving waarin je van deze apps gebruik kunt maken. Daarnaast open je vanuit Teams ook eenvoudig Word of Excel om een bestand in te zien en kun je voor jouw team vergaderingen inplannen die automatisch synchroniseren met je Outlook agenda. Een groot voordeel is dat je daardoor minder hoeft te schakelen tussen tabbladen in je browser en verschillende programma’s op je PC of laptop.

Teams maakt gebruik van het grote aanbod aan Officeprogramma’s in een geïntegreerde omgeving maar zal deze niet vervangen. Als je liever gebruik maakt van je agenda in Outlook of een map met bestanden in SharePoint, dan kan dat natuurlijk nog steeds.

Kan ik Teams uitproberen?

Microsoft Teams is inbegrepen in alle Office 365 varianten, met uitzondering van de Business en ProPlus licenties. Je hoeft je nergens apart voor aan te melden. Teams gebruikt slechts de bestaande functionaliteiten van Office 365. Er wordt niets veranderd aan je bestaande mappenstructuur of je Sharepoint sites; Teams heeft z’n eigen omgeving en als je er toch van afziet kun je gelijk weer terug naar je oude manier van werken.

De verwachting is wel dat Microsoft steeds meer functies aan Teams gaat toevoegen en dat meer apps zoals Skype er mee gaat integreren. Dus dit is een uitstekend moment om er kennis mee te gaan maken. Creëer een team en een paar channels en probeer het uit samen met je collega’s. Teams staat tussen de andere apps zoals Word, Excel en Outlook in je Office 365 portal; het is niet nodig iets te downloaden, de app is rechtstreeks in je browser beschikbaar.

Bekijk hier alle mogelijkheden van Office 365

Samenvatting
Microsoft Teams: De ins en outs
Naam artikel
Microsoft Teams: De ins en outs
Beschrijving
Microsoft Teams is een online samenwerktool waardoor je werkproces sneller en efficiënter gaat. We vertellen je graag meer!
Auteur
Naam organisatie
Yourhosting
Logo organisatie

Dit artikel delen op social media

Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Reageer op deze post

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *